Assentis:DocFamily bildet optimierte Geschäftsabläufe detailliert ab und ist in die Benutzeroberflächen von Kernanwendungen integriert.

Der Kontakt mit dem Kunden – sowohl der persönliche als auch der schriftliche – ist, zum Beispiel für die Versicherungsbranche, ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Wer eine Lebens-  oder Rentenversicherung abschließt, möchte seinem Anbieter vertrauen. Schließlich hängt seine Zukunft und die seiner Angehörigen davon ab. Ein solches Vertrauen entsteht durch intensiven Kontakt und Betreuung. Eine wichtige Rolle spielt dabei insbesondere auch die schriftliche Kommunikation. Professionelle Schreiben sprechen den Kunden direkt an, greifen dessen individuellen Bedürfnisse und Anforderungen auf und unterbreiten ihm ein passgenaues Angebot. Allzu oft verhindert jedoch der große Kostendruck der Versicherungsunternehmen solch individualisierte Dokumente. Die Erstellung der Anschreiben gestaltet sich häufig aufwändig und erfordert die Mithilfe der IT. Das muss jedoch nicht sein. Mit Hilfe prozessorientierter Textsysteme können Versicherungsunternehmen den Prozess der Texterstellung um ein Vielfaches beschleunigen und so die Kosten senken. Die Produktivität wird damit entscheidend erhöht.

Assentis:DocFamily unterstützt die Kundenbindung und senkt die Kosten

Mit Assentis:DocFamily lassen sich Informationen aus verwendeten CRM oder ERP-System direkt in die Output-Management-Anwendung einbinden. Dadurch können die Dokumente schnell und einfach individualisiert und personalisiert mit den relevanten Informationen für den jeweiligen Kunden versehen werden. Versicherungen profitieren insbesondere von Systemen, die einen Webzugriff auf das Textsystem erlauben. Makler und Außendienstler greifen so von jedem beliebigen Ort auf den Texteditor zu und können sogar direkt beim Kundenbesuch einen Vertrag abschließen. Dazu benötigen sie nicht mehr als einen Rechner und einen Webbrowser.

Zentrale Speicherung

Um die Produktion zu beschleunigen und das einheitliche Erscheinungsbild aller Dokumente sicher zu stellen, ist die zentrale Speicherung sämtlicher Vorlagen unerlässlich. Alle Dokumentenvorlagen, Textbausteine, Grafiken und Regeln sind entsprechend nur ein einziges Mal abgelegt – und müssen bei notwendigen Änderungen auch nur ein einziges Mal modifiziert werden. Dazu benötigen die Mitarbeiter spezielle Rechte. In der Regel erhalten diese nur wenige, um einen Wildwuchs zu vermeiden. So stellt das Unternehmen sicher, dass alle Dokumente, die die Firma verlassen, rechtskonform sind. Zudem ist so das einheitliche Erscheinungsbild der gesamten schriftlichen Kommunikation mit Kunden und Partnern gesichert.

Fazit

Die Praxis zeigt, dass sich im Bereich der Dokumentenerstellung enorme Kosteneinsparungen erzielen lassen. Mit einem prozessorientierten, leicht bedienbaren Textsystem wird der Prozess erheblich beschleunigt– häufig um mehr als 80 Prozent. Versicherungsgesellschaften sprechen darüber hinaus nach der Einführung von Kostenreduktionen im Bereich von zwölf bis zwanzig Prozent und einem ROI von weniger als zwölf Monaten. Daneben erhöhen die Unternehmen die Kundenbindung, indem sie den Kontakt zum Kunden mit professionell erstellten, individualisierten und personalisierten Anschreiben. Diese sprechen den Leser direkt an und enthalten genau diejenigen Informationen, die er auch tatsächlich benötigt.